Wie Sie Ihr Unternehmen schützen können

Die Frage der digitalen Sicherheit ist für viele von Bedeutung. Aber nicht jeder ist bereit, erhebliche Mittel in die Entwicklung dieses Bereichs zu investieren. Und das ist vergeblich. Denn Sparen bringt auf Dauer nichts als Probleme. Wie die Praxis zeigt, ist das Kontingent, mit dem Sie arbeiten müssen, sehr gefährlich.

Die Weitergabe von Unternehmensinformationen birgt nicht nur das Risiko, Kunden zu verlieren. Eine Lücke im Schutz kann und wird von Konkurrenten genutzt werden, um Ihr Unternehmen aus dem Tritt zu bringen. Infolgedessen verschaffen sich Missetäter einen Vorteil auf dem Markt. Die Wiederherstellung eines guten Rufs nach einem solchen Schlag kann äußerst schwierig und in einigen Fällen sogar unmöglich sein.

Wenn Sie ein Produkt herstellen oder eine universelle Dienstleistung anbieten, dann wird Ihre Idee wahrscheinlich verfolgt. Die Arbeit über E-Mail oder Instant Messenger bedeutet, dass man freiwillig geheime Daten an Eindringlinge weitergibt. Zunächst einmal sollten diese Kanäle für die Übermittlung von Unternehmensinformationen ausgeschlossen werden. Messenger und E-Mail sind Mittel für die tägliche Kommunikation.

Es gibt jedoch ein umfassendes digitales Werkzeug, das das Problem des Schutzes von Unternehmensdokumenten lösen kann. Virtuelle Datenräume ersparen Ihnen die zusätzliche Implementierung von physischen Sicherheitsmaßnahmen. Der Datenraum bietet nicht nur die Möglichkeit, die Sicherheit von vertraulichen Daten zu gewährleisten. VDR bietet alle notwendigen Werkzeuge für eine qualitativ hochwertige und problemlose Arbeit.

Womit soll man anfangen

Einerseits ist alles ganz einfach: Unternehmensdokumente sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, damit kein Unbefugter darauf zugreifen kann. Dies gilt insbesondere für Geschäftskorrespondenz, Zeichnungen und Kundenkontakte, auf die die Konkurrenz Jagd macht.

Doch es gibt eine Nuance: Die größte Gefahr geht von den Mitarbeitern des Unternehmens aus. Der menschliche Faktor in Form von Fahrlässigkeit, Rücksichtslosigkeit führt zu schwerwiegenden Folgen:

• Unternehmensdokumente sowie Sicherungskopien verschwinden;
• Konkurrenten erhalten vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen;
• es gibt regelmäßig Lecks in allen Bereichen des Unternehmens.

Aber das ist noch nicht alles. Auch die Manager des Unternehmens sind für die undichten Stellen verantwortlich. Sie vernachlässigen einen systematischen Ansatz, um den Schutz von Unternehmensdokumenten zu gewährleisten. Um vertrauliche Informationen zu schützen, müssen einfache Regeln befolgt werden. Nur mit einem integrierten Ansatz sind Unternehmensdokumente sicher und geschützt.

Schauen Sie sich den Datenraum an

Virtuelle Datenräume sind eine multifunktionale digitale Lösung. Einige Firmeninhaber sind der Meinung, dass es nicht notwendig ist, mit virtuellen Datenräumen zu arbeiten, sie sagen, es sei ein zusätzlicher Aufwand, und sie können auf VDR verzichten. Dieser Ansatz wird nur zu Problemen führen. Es wird auch allgemein angenommen, dass die Begriffe „sicherer Datenraum“ und „Cloud-Datenspeicherung“ austauschbar sind. Aber das ist nicht der Fall. Beide Werkzeuge weisen erhebliche Unterschiede auf:

• Der Datenraum bietet einen verbesserten Schutz vor unberechtigtem Zugriff;;
• virtuelle Datenräume haben eine erweiterte Liste von Funktionalitäten;
• VDR ist für absolut alle Aufgaben geeignet, was man von der Cloud-Datenspeicherung nicht behaupten kann;
• mehrstufige Datenverschlüsselung AES-256.

Die Einführung eines sicheren Datenraums ist der Schlüssel zur Skalierung und zur schnellen Interaktion zwischen den internen Strukturen des Unternehmens. Es ist nicht notwendig, zusätzliche Software herunterzuladen, um die Arbeit zu organisieren. Das Softwarepaket des virtuellen Datenraums ist mit allem ausgestattet, was Sie brauchen.

Erstellen Sie eine Liste mit vertraulichen Dokumenten

Bevor Sie mit einem großen Team arbeiten, müssen Sie die Risiken und Gefahren abschätzen. Zu diesem Zweck müssen Sie festlegen, was genau als Verschlusssache gilt. In der Anfangsphase wird dies dazu beitragen, eine Reihe von Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit von Unternehmensdokumenten zu entwickeln.

Wichtig ist auch, dass der Zugang zu den Dokumenten fragmentiert ist. Zum Beispiel in einem bestimmten Stadium der Produktion, um die Möglichkeit zu bieten, nur einen Teil der Informationen zu verwenden. Dadurch wird das Risiko eines Datenverlusts verringert, da niemand die vollständigen Daten kennt.

Hierarchie des Zugangs zu den Dokumenten

Die Entwicklung einer einzigen Struktur ermöglicht eine vereinfachte und wirksame Kontrolle. Die meisten Unternehmen haben die gleiche interne Struktur. Sie wird dargestellt durch:

• Top-Manager;
• mittlere Führungskräfte;
• Vorgesetzte;
• Service- und technisches Personal.

Der Zugang zu den Informationen hängt von der jeweiligen Kategorie ab. So wird beispielsweise die Arbeit mit Verträgen und Lieferanten den Managern anvertraut und nicht dem Service- und Technikpersonal. Dies ist nicht ihr Arbeitsgebiet.

Durch die Trennung der Zugriffsrechte wird die Wahrscheinlichkeit eines Lecks um fast die Hälfte reduziert. Aber niemand schließt aus, dass der Spion eines Konkurrenten ein Manager oder sogar ein Topmanager sein kann.

Erstellung einer Informationssicherheitspolitik

Es ist notwendig, eine enge Zusammenarbeit zwischen mehreren Abteilungen zu gewährleisten. Wir sprechen über finanzielle, technische und kommerzielle Aspekte. Im gemeinsamen Zusammenspiel wird eine Datenschutzrichtlinie erstellt und die Verantwortung für deren Nichteinhaltung festgelegt. Die zukünftigen Kosten für die Instandhaltung der Schutzausrüstung werden berechnet.

Es ist notwendig, ein progressives System von Geldbußen zu schaffen. Interne administrative Verantwortung kann potenzielle Datenlecks im Unternehmen verhindern. Auch das Sanktionssystem wird im Arbeitsvertrag festgelegt, oder es wird eine zusätzliche Vereinbarung über die Nichtweitergabe vertraulicher Informationen getroffen. Der zweite Ansatz ist weit verbreitet.

Arten von Risiken

Alle gefundenen Sicherheitsbedrohungen müssen zeitnah beseitigt werden. Es wird aber auch eine Klassifizierung erstellt, die es ermöglicht, Probleme mit dem Schutz vertraulicher Informationen schnell zu erkennen.

Technische	Der menschliche Faktor	Wirtschaftliche
Alle Vorfälle, die auf Softwarefehler zurückzuführen sind.   Informationssicherheit, Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Gewährleistung der Vertraulichkeit des persönlichen Schriftverkehrs.	Nachlässiger Umgang mit der Datensicherheit, Übermittlung von Unternehmensdokumenten über Boten oder E-Mail.   Falscher Managementansatz. Dies birgt das Risiko von Lecks.	Die Weitergabe von Unternehmensinformationen ist strafbar. Die Höhe der verwaltungsrechtlichen Haftung wird in der Datenschutzrichtlinie festgelegt.

Privatsphäre ist unser Ein und Alles

Der wichtigste Grundsatz ist, dass jeder genau so viele Informationen erhält, wie er braucht. Mitarbeiter, die nicht direkt mit Informationen zu tun haben, arbeiten nur mit den Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Die Gewährleistung des Schutzes von Unternehmensinformationen ist eine Reihe von Maßnahmen. Sie umfasst:

• die Erstellung einer Liste von Daten, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen;
• künstliche Beschränkung des Zugangs zu Unternehmensdokumenten;
• Buchführung über alle Nutzer, die Zugang zu Unternehmensgeheimnissen haben;
• Abschluss einer rechtlichen Vereinbarung. Sie legt die Haftung für Informationsverluste fest.

All diese Schritte können automatisiert werden. Es genügt, einen sichereren Datenraum zu integrieren. Mit nur wenigen Klicks haben Sie die Kontrolle über den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen. Das spart Zeit und Geld. Vor allem aber wird ein mehrstufiger Schutz gegen die Preisgabe von Unternehmensgeheimnissen geschaffen.

Es gibt viele Arten von VDR. Die Datenraumanbieter bieten verschiedene Pakete an. Sehen Sie sich die Standardfunktionalitäten an. Machen Sie auch nicht den Preis zum Hauptfaktor. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie den Demomodus ausprobieren. So werden Sie verstehen, ob dieser VDR für Sie geeignet ist oder nicht.