Die Arbeit mit Microsoft Excel kann durch die geschickte Nutzung von Tastenkombinationen erheblich beschleunigt werden. Während viele Anwender primär mit der Maus navigieren, ermöglichen Shortcuts eine deutlich effizientere Steuerung des Programms. Der nun folgende Artikel stellt die wichtigsten Tastenkombinationen vor und zeigt, wie diese den persönlichen Arbeitsablauf spürbar optimieren können. Die vorgestellten Shortcuts beziehen sich auf Excel für Windows.
Microsoft Excel Tutorial, Quelle: Windows, Unsplash
Grundlegende Navigation und Auswahl
Eine der zeitaufwendigsten Tätigkeiten in Excel ist die Navigation durch besonders umfangreiche Tabellen. Mit Strg + Pos1 gelangt der Cursor direkt zur Zelle A1, während Strg + Ende zur letzten verwendeten Zelle springt. Besonders hilfreich sind außerdem die Kombinationen mit den Pfeiltasten: Strg + Pfeiltaste bewegt den Cursor zum Rand des aktuellen Datenbereichs in die entsprechende Richtung.
Für die Auswahl von Datenbereichen stehen ebenfalls praktische Shortcuts zur Verfügung. Strg + Leertaste markiert beispielsweise die gesamte Spalte der aktiven Zelle, Umschalt + Leertaste die komplette Zeile. Soll ein zusammenhängender Datenblock ausgewählt werden, leistet Strg + Umschalt + Pfeiltaste gute Dienste (diese Kombination erweitert die Auswahl bis zum Ende des Datenbereichs).
Bearbeitung und Formatierung
Die tägliche Arbeit mit Excel erfordert häufig Formatierungsanpassungen. Strg + 1 öffnet das Dialogfenster für Zellformatierungen, in dem alle relevanten Einstellungen vorgenommen werden können. Für schnelle Formatierungen stehen Strg + Umschalt + $ für Währungsformate, Strg + Umschalt + % für Prozentwerte und Strg + # für Datumsformate zur Verfügung.
Das Einfügen oder Löschen von Zeilen und Spalten lässt sich praktischerweise ebenfalls ganz einfach per Tastatur steuern. Strg + Pluszeichen fügt neue Zellen, Zeilen oder Spalten hinzu, Strg + Minuszeichen entfernt die ausgewählten Elemente. Das Ausblenden von Zeilen erfolgt mit Strg + 9, das Ausblenden von Spalten mit Strg + 0.
Effizientes Arbeiten mit Formeln
Bei dem Erstellen von Berechnungen bietet Excel verschiedene Shortcuts, die die Arbeit erleichtern. Alt + = (auf deutschen Tastaturen Alt + Umschalt + 0) fügt automatisch eine Summenfunktion für den darüberliegenden oder danebenliegenden Bereich ein. Für das Arbeiten mit Formeln ist zudem die Taste F4 besonders wichtig, da mit ihr während der Formeleingabe bei ausgewähltem Zellbezug schnell zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen hin- und hergewechselt werden kann.
Wenn Formeln in viele Zeilen kopiert werden sollen, erweist sich Strg + U als äußerst nützlich. Diese Kombination füllt die Formel aus der obersten Zelle der Auswahl nach unten aus. Wird der gewünschte Zielbereich einschließlich der Formelzelle markiert, lässt sich die Formel so in Sekundenschnelle auf tausende Zeilen übertragen. Das Autoausfüllen über den kleinen grünen Griff in der Ecke einer Zelle bleibt zwar eine Alternative, ist jedoch mit der Maus deutlich langsamer.
Datenanalyse und Filterung
Für die Arbeit mit größeren Datenmengen sind Filterfunktionen unverzichtbar. Strg + Umschalt + L aktiviert oder deaktiviert die Filterpfeile in den Spaltenüberschriften. Nach dem Setzen eines Filters können mit Alt + Pfeil nach unten die Filteroptionen der aktuellen Spalte geöffnet werden.
Die schnelle Auswahl sichtbarer Zellen nach dem Filtern gelingt mit Alt + ; (eine Funktion, die verhindert, dass ausgeblendete Zeilen versehentlich bearbeitet werden). Je nach Tastaturlayout kann dafür auch Alt + Umschalt + Komma erforderlich sein. Gut zu wissen: Für die Erstellung von Pivot-Tabellen, einem der mächtigsten Werkzeuge in Excel, kann die Tastenfolge Alt, I, V, T (nacheinander gedrückt) verwendet werden.
Fenster- und Arbeitsblattverwaltung
Bei der Arbeit mit mehreren Arbeitsmappen oder Tabellenblättern helfen vor allem spezifische Shortcuts. Strg + Bild auf und Strg + Bild ab wechseln zwischen den Tabellenblättern einer Arbeitsmappe. Strg + F6 ermöglicht den Wechsel zwischen verschiedenen geöffneten Excel-Fenstern.
Ein neues Arbeitsblatt wird übrigens mit Umschalt + F11 eingefügt. Und abschließend noch eine der vermutlich wichtigsten Tastenkombinationen: Für die schnelle Speicherung zwischendurch sollte Strg + S zur Gewohnheit werden. Dieser Shortcut speichert das aktuelle Projekt und schützt so vor Datenverlust bei unerwarteten Programmabstürzen oder anderen Problemen.
Tipp: Auch bei Datenverlust lässt sich eine Excel-Datei wiederherstellen – etwa über die automatische Wiederherstellungsfunktion oder vorhandene Sicherungskopien.
Excel-Shortcuts im Überblick
| Tastenkombination | Funktion |
| Strg + Pos1 | Zur Zelle A1 springen |
| Strg + Ende | Zur letzten verwendeten Zelle springen |
| Strg + Pfeiltaste | Zum Rand des aktuellen Datenbereichs springen |
| Strg + Leertaste | Gesamte Spalte markieren |
| Umschalt + Leertaste | Gesamte Zeile markieren |
| Strg + Umschalt + Pfeiltaste | Auswahl bis zum Rand des Datenbereichs erweitern |
| Strg + 1 | Dialogfenster „Zellen formatieren“ öffnen |
| Strg + Umschalt + $ | Währungsformat anwenden |
| Strg + Umschalt + % | Prozentformat anwenden |
| Strg + # | Datumsformat anwenden |
| Strg + Pluszeichen | Zellen, Zeilen oder Spalten einfügen |
| Strg + Minuszeichen | Ausgewählte Zellen, Zeilen oder Spalten löschen |
| Strg + 9 | Zeilen ausblenden |
| Strg + 0 | Spalten ausblenden |
| Alt + = | AutoSumme einfügen |
| Alt + Umschalt + 0 | AutoSumme auf deutscher Tastatur einfügen |
| F4 | Während der Formeleingabe zwischen Zellbezugstypen wechseln |
| Strg + U | Zellinhalt oder Formel nach unten ausfüllen |
| Strg + Umschalt + L | Filter aktivieren oder deaktivieren |
| Alt + Pfeil nach unten | Filtermenü öffnen |
| Alt + ; | Nur sichtbare Zellen auswählen |
| Alt + Umschalt + Komma | Nur sichtbare Zellen auswählen (je nach Tastaturlayout) |
| Alt, I, V, T | PivotTable erstellen (Tasten nacheinander drücken) |
| Strg + Bild auf | Zum vorherigen Tabellenblatt wechseln |
| Strg + Bild ab | Zum nächsten Tabellenblatt wechseln |
| Strg + F6 | Zwischen geöffneten Excel-Fenstern wechseln |
| Umschalt + F11 | Neues Arbeitsblatt einfügen |
| Strg + S | Arbeitsmappe speichern |
Fazit: Shortcuts sind nur der Anfang
Die hier vorgestellten Tastenkombinationen decken die wichtigsten Bereiche der Excel-Nutzung ab. Der größte Nutzen entsteht jedoch nicht durch das einmalige Lesen dieser Liste, sondern durch die regelmäßige Anwendung im Arbeitsalltag. Auf diese Weise werden die wichtigsten Shortcuts zu einer zweiten Natur und ermöglichen eine deutlich flüssigere Arbeit mit dem Programm.
Effizientes Arbeiten mit Excel bedeutet jedoch mehr, als nur die richtigen Tastenkombinationen zu kennen. Auch zahlreiche Funktionen und Werkzeuge können den Arbeitsalltag erleichtern. Wie diese eingesetzt werden, zeigen die weiteren Lektionen unseres Excel-Tutorials. Darüber hinaus finden sich im Internet viele praktische Hilfsmittel, beispielsweise fertige Excel-Vorlagen, die bereits vorbereitete Tabellenstrukturen und Formeln enthalten können. Wer diese Möglichkeiten sinnvoll miteinander kombiniert, spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben und kann sich stärker auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
Navigieren im Excel Tutorial:
- Zur Übersicht: ⇑ Excel Tutorial
- Zur Lektion 20: ⇐ Excel Zellen schützen
Neue Kommentare