Die Entwicklung des Informationsmanagements: von physischen zu virtuellen Datenräumen

Unternehmen arbeiten oft zusammen, um gemeinsame Produkte zu produzieren oder Dienstleistungen in einer aktiven Zusammenarbeit aller interessierten Geschäftsparteien zu erbringen. Der Aufbau und die Aufrechterhaltung dieser Geschäftsbeziehungen erfordert Verträge und häufige Datenübermittlungen. Ein virtueller Datenraum bietet ein Repository für diese Transaktionen und stellt die notwendige Dokumentation zur Unterstützung der Kommunikation bereit. Beispielsweise werden Änderungen, die ein Ingenieur an einem Tragwerksplan vornimmt, sofort von allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern übernommen. Geschäftspraxis-, Compliance- und Rechnungsprüfungen sind in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess ist oft problematisch, da Mitarbeiter aktiv mit externen Regulierungsbehörden und Koordinatoren interagieren müssen.

Datenraum, Bild: Pixabay

Darüber hinaus haben viele Unternehmen inzwischen Niederlassungen auf der ganzen Welt an abgelegenen Standorten und in unterschiedlichen Zeitzonen. Dank der Schlüsselfunktionen und Funktionstools virtueller Datenräume können Anwälte, Buchhalter, interne und externe Regulierungsbehörden und andere am Unternehmen und seiner aktiven Entwicklung interessierte Parteien einen zentralen Zugangspunkt haben. Die Bereitstellung eines zentralisierten Systems reduziert Fehler und verkürzt die Zeit für verschiedene Geschäftsaufgaben. Es sorgt auch für Transparenz in der Kommunikation. Verschiedene Arten von Steuerelementen haben unterschiedliche Zugriffsebenen und Berechtigungen. Die Beantragung eines Börsengangs ist eine komplexe Aufgabe, die eine unglaubliche Menge an Dokumenten erfordert. Wie bei der Wirtschaftsprüfung ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, teilen, speichern und verwalten. Aufgrund der Art des Vorgangs haben die meisten Benutzer nur eingeschränkten Zugriff, z. B. „schreibgeschützt“. Das Kopieren, Übertragen oder Ausdrucken kann untersagt sein.

Virtuelle Datenräum haben viele entscheidende Vorteile, sind jedoch nicht für alle Branchen geeignet. Beispielsweise nutzen einige Unternehmen möglicherweise weiterhin physische Datenräume, um vertrauliche Informationen auszutauschen. Der Schaden durch potenzielle Cyberangriffe und Datenlecks überwiegt die Vorteile virtueller Datenräume. Die Folgen solcher Fälle können verheerend sein, wenn der Erpresser Zugang zu vertraulichen Informationen erhält. In solchen Fällen kommt der Einsatz von sicherer datenraum nicht in Betracht.

Warum brauchen Sie einen virtuellen Datenraum?

Erschließen Sie das Potenzial von Daten im Unternehmen und seiner Entwicklung. Moderne Unternehmen verstehen die Schlüsselrolle von Daten in der Entwicklung ihres Geschäfts und im Leben der gesamten Geschäftsumgebung. Daher betont das heutige Geschäftsumfeld den Bedarf an qualitativ hochwertigen Daten. Die globale Pandemie zwingt Unternehmen dazu, sensible Daten digital zu speichern und zu teilen. Der virtuelle Datenraum bietet eine völlig transparente und offene Möglichkeit, zahlreiche Geschäftsabläufe mithilfe der im virtuellen Datenraum verwendeten Technologie zur Datenspeicherung, -steuerung, -übertragung und -sicherung zu optimieren. Dies sorgt nicht nur für ein besseres Risikomanagement, sondern erhöht auch die Nachfrage nach geistigem Eigentum.

Sicherheit und digitale Transformation

Viele Unternehmen nutzen Due Diligence, was dazu führen kann, dass innerhalb der Unternehmensorganisation eine große Menge an Dokumenten erstellt wird. Ein physischer Datenraum ist ein Ort, an dem Dokumente geöffnet und aktiv zwischen am Unternehmen interessierten Parteien ausgetauscht werden. Allerdings hat die digitale Transformation Ihre Abhängigkeit von physischen Dokumenten zwangsläufig verringert und physische Datenräume überflüssig gemacht. Darüber hinaus veranlassen Fortschritte in der Online-Sicherheit Unternehmen dazu, sensible Daten proaktiv im digitalen Bereich zu nutzen. Ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet die Privatsphäre Ihres Unternehmens und dies ist der Hauptvorteil virtueller Datenräume.

Aktive Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen nach Bedarf

Die Entwicklung des On-Demand-Geschäftsmodells führt zu einer zunehmenden Nutzung virtueller Datenräume. Die Erwartungen der Kunden sind so weit gestiegen, dass sie jederzeit Dienstleistungen anfordern und die Dienste von Anbietern problemlos nutzen können. Kunden wollen Zugriff auf Dienste, nicht Eigentum, was die Preisgestaltung für Dienste flexibler macht. Ein solches Geschäftsmodell stellte die Wirtschaftswelt auf den Kopf. Für Unternehmen bietet dieses Modell eine größere Flexibilität beim Organisieren, Übertragen, Teilen und Archivieren wichtiger Dokumente. Dieses Wertversprechen macht virtuelle Datenräume noch attraktiver als alternative Lösungen, die auf dem Servicemarkt vorhanden sind.

Die Entwicklung des Informationsmanagements: Hauptvorteile der Nutzung der Funktionen virtueller Datenräume

Sicherheit und Verschlüsselung. Virtuelle Datenräume sollen Eindringlinge, Hacker und andere potenzielle Bedrohungen bekämpfen. Die virtuellen Datenräume nutzen moderne Verschlüsselungstechnologien und sichere Verbindungen, wie zum Beispiel das erstklassige Transport-Grade-Sicherheitsprotokoll. Einfach zu verwenden. Virtuelle Datenräume sind einfach zu nutzen, da sie nicht auf bestimmte physische Standorte oder Gerätetypen beschränkt sind. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, überall mit Daten zu arbeiten. Effektives Zugriffsmanagement. Unternehmen können virtuelle Datenräume nutzen, um individuelle Ebenen des Datenzugriffs zu schaffen. Dies erleichtert die Verwaltung von Zugriffsrechten und die Kontrolle des Informationsflusses und der Offenlegung für eine große Anzahl von Benutzern. Mithilfe virtueller Datenräume können Unternehmen die Benutzeraktivität anhand regelmäßiger Berichte überwachen. Alle Datenänderungen werden nachverfolgt und dokumentiert, was eine höhere Transparenz als bei herkömmlicher Cloud-Speicherung bietet. Speicherkapazität. Ein virtueller datenraum anbieter bietet die Möglichkeit, eine große Anzahl aktiver Benutzer und große Datenmengen zu verwalten. Effizienz steigern. Ein hochwertiger virtueller Datenraum bietet alle wichtigen Werkzeuge, die für eine effektive Zusammenarbeit erforderlich sind. Darüber hinaus werden die Daten besser organisiert, was den Zeitaufwand für den Abruf, die Übertragung und die Entscheidungsfindung reduziert.

Beispiele für die Nutzung der von VDR bereitgestellten Funktionen

Registrieren Sie Ihre Bewerbung. Durch die Verwendung einer solchen virtuellen Umgebung können Sie mehrere Programme auf demselben Server platzieren. Unternehmen können virtuelle Datenräume nutzen, um eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen zu hosten. Es kann beispielsweise Buchhaltungs-, Rechnungs- und Bestandsverfolgungsanwendungen ausführen. Zuverlässiger Schutz Ihrer IT-Infrastruktur. Virtuelle Datenräume können zum Schutz der IT-Infrastruktur mit Disaster-Recovery-Servern genutzt werden. Servervirtualisierung macht Disaster Recovery flexibel. Virtuelle Datenräume bieten nicht nur eine hohe Verfügbarkeit im Katastrophenfall, sondern sind auch wesentlich kostengünstiger als physische Disaster-Recovery-Infrastrukturen. Dadurch werden virtuelle Datenräume für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen kostengünstiger. Speicherung und Übermittlung vertraulicher Daten. In diesen virtuellen Datenräumen können vertrauliche Unternehmensinhalte sicher gespeichert werden. Zu den Inhalten gehören Finanzinformationen, Kundeninformationen, Rechts- und Steuerinformationen, geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse und mehr.

Zusätzlich zur Speicherung ermöglichen virtuelle Datenräume Unternehmen die Übertragung sensibler Daten über sichere Verbindungen. Ermutigen Sie Remote-Arbeit. Virtuelle Datenräume unterstützen Remote-Arbeit und ermöglichen autorisierten Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Geschäftsdaten von überall. Remote-Teilnehmer können nicht nur problemlos auf Daten, sondern auch auf Geschäftsanwendungen und Workloads zugreifen. Systementwickler können diese virtuelle Umgebung zum Prototyping, Testen und Starten zahlreicher Geschäftsanwendungen nutzen.

Die Zukunft virtueller Datenräume

Immer mehr Anbieter virtueller Datenräume setzen auf ein flexibles Preismodell, um ihr Angebot wettbewerbsfähiger zu machen. Dies wird durch eine höhere Kostenflexibilität und eine vereinfachte Nutzung virtueller Datenräume erreicht. Auch cloudbasierte virtuelle Datenräume werden voraussichtlich immer beliebter. Dies ist auf geringere Kosten für Infrastruktur, Fernunterstützung und Wartung zurückzuführen. Aufgrund ihrer Flexibilität werden sich virtuelle Datenräume wahrscheinlich weiterentwickeln, um neue Technologien zu berücksichtigen. Das höchste Sicherheitsniveau ermutigt Benutzer zu großen, komplexen und vertraulichen Übertragungen. Angesichts der möglichen Zunahme des Einsatzes der Blockchain-Technologie in virtuellen Datenräumen wird erwartet, dass virtuelle Datenräume viel sicherer sind als Cloud-Speicheralternativen. Neben der Blockchain-Technologie ist mit der Einführung künstlicher Intelligenz und fortschrittlicher Prozessautomatisierung in virtuellen Datenräumen zu rechnen.