Virtuelle Datenräume – Darum sind sie sinnvoll!

Eine Cloud-Lösung, die es ermöglicht, vertrauliche Geschäftsinformationen sicher zu speichern und weiterzugeben, besteht in einem Datenraum beziehungsweise einem virtuellen Datenraum.

Diese Datenräume stellen den Nutzern spezielle Funktionen zur Verfügung, beispielsweise Wasserzeichen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Bookmarks, Notizen, Q&A-Werkzeuge oder erweiterte Berechtigungen. Traditionell werden die virtuellen Datenräume in den Bereichen Lifecycle-Management, Immobilien, IPOs und Finanztransaktionen eingesetzt. Jedoch ist die Zahl der möglichen Anwendungsszenarien in den vergangenen Jahren stark gestiegen.

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, welches vertrauliche Informationen wirklich sicher verwalten möchte, von der Nutzung eines Datenraumes profitieren. Anbieter von Datenräumen setzen heutzutage dabei vermehrt auf Machine Learning, um ihr Angebot stetig um neue Funktionen, wie beispielsweise die automatische Übersetzung von Dokumenten oder die Red Flag Analyse, zu erweitern.

Bei der Auswahl eines Datenraumes sollten Unternehmen allerdings einige Dinge beachten, beispielsweise, dass ein deutscher Datenraum-Anbieter gewählt wird, wenn der Sitz des Unternehmens in Deutschland ist.

Wozu dient ein Datenraum?

Bei einem Datenraum handelt es sich um einen Ort, der vertrauliche Geschäftsinformationen beherbergt. Die früher physischen Datenräume wurden dabei mittlerweile von den virtuellen Datenräumen abgelöst.

Der Name weist bereits darauf hin, dass virtuelle Datenräume dazu dienen, sensible Dokumente zu speichern. Der Datenraum kann dabei zu jeder Zeit von jedem Ort, an dem eine Internetverbindung zur Verfügung steht, aufgerufen werden. Oft werden die virtuellen Datenräume beispielsweise von Unternehmen im Rahmen einer Due Diligence-Prüfung genutzt. Sie vereinfachen darüber hinaus ebenfalls die Zusammenarbeit bei Lizenz- oder Patentverfahren, Joint Venture-Investitionen oder M&A-Transaktionen erheblich.

Sinnvoll ist die Nutzung eines Datenraumes damit grundsätzlich für alle Projekte, welche Professionalität und Sicherheit bei dem Austausch, der Verwaltung und der Speicherung von Dokumenten vorrausetzen.

Das ist bei der Datenraumanbieterauswahl zu beachten

Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, ist die Entscheidung für einen geeigneten Datenraumanbieter ausschlaggebend. Ein kompetenter Provider sorgt dafür, dass die vertraulichen Dokumente mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene ausgestattet werden. Grundsätzlich hat ein guter Datenraum positive Auswirkungen auf den Erfolg der Transaktion und der Zusammenarbeit der Beteiligten.

Generell ähneln sich die Funktionen und Konzepte der verschiedenen Datenräume. Allerdings liefern bestimmte Anbieter beziehungsweise ihre Datenräume Funktionen, die ideal an spezielle Anwendungsfälle angepasst sind. Jeder Nutzer hat natürlich individuelle Bedürfnisse und Erwartungen bezüglich des Datenraumes, weshalb es kaum möglich ist, pauschal zu beantworten, welche Merkmale ein Datenraum stets aufweisen sollte. Ausschlaggebend sind dafür immer das individuelle Projekt und die spezifischen Nutzeranforderungen.

Eine Kernfunktion zeichnet jedoch alle virtuellen Datenräume aus: Die Dateien müssen sicher und unkompliziert hochgeladen, gespeichert und verwaltet werden können. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Dateien es sich handelt, ob Diagramme, Rechnungen oder Geschäftsschreiben. Ein Datenraum muss dazu in der Lage sein, den Austausch von Informationen jeglicher Art zu ermöglichen. Dieser Prozess muss sich dabei problemlos und vor allem sicher gestalten.

Im Fokus steht in diesem Zusammenhang vor allem eine intuitive Bedienung für den Nutzer. Das Nutzererlebnis fällt positiv aus, wenn die Workflows einfach und leicht verständlich gestaltet sind. Schließlich beeinflusst dies den Erfolg der laufenden Verhandlungen in hohem Maße.

Gestaltet sich das Setup des Datenraumes dagegen unübersichtlich und kompliziert, ist es für die Teilnehmer mit einem großen Aufwand verbunden, Dateien zu verwalten, zu speichern und hochzuladen. Dadurch wird der Projektfluss beeinträchtigt und maßgeblich verlangsamt.