Softwarelizenzen sind ein wichtiger Kostenpunkt in ohnehin schon strapazierten IT-Budgets. Doch Unternehmen und Behörden können viel Geld sparen, wenn sie auf Gebrauchtsoftware setzen. Was gibt es dabei zu beachten?
Wer gebrauchte Software kauft, kann im Vergleich zu neuen Lizenzen bis zu 50 Prozent sparen – manchmal sogar mehr. Je mehr Arbeitsplätze man ausstattet, umso größer ist der Kostenvorteil. Was viele Unternehmen und Behörden nicht wissen: Auch neue Versionen gibt es oft schon gebraucht zu kaufen. Noch mehr sparen aber kann, wer sich für eine ältere Version entscheidet. Unternehmen sollten daher vor dem Kauf genau prüfen, welchen Funktionsumfang – etwa eines Office-Pakets – sie überhaupt benötigen. Oftmals reicht eine Vorgängerversion völlig aus und das aktuellste Office 2019 ist beispielsweise gar nicht erforderlich. Gerade Behörden brauchen in manchen Fällen sogar gezielt eine ältere Version, weil die neueste mit ihren Fachanwendungen gar nicht kompatibel ist.
Außerdem lohnt es sich, auch einmal den eigenen Softwarebestand zu überprüfen. Gibt es vielleicht Lizenzen, die niemand mehr braucht – etwa, weil Anwendungen in die Cloud verlagert wurden? Dies sind ungenutzte Ressourcen. Sie zu verkaufen, stockt das IT-Budget wieder auf.
Die aktuelle Rechtslage
Auch wenn die Vorteile von Gebrauchtsoftware auf der Hand liegen, schrecken manche Unternehmen noch davor zurück. Meist liegt das daran, dass sie Probleme bei Software-Audits und Abmahnungen der Hersteller befürchten. Doch keine Angst: Gebrauchte Software zu kaufen und zu verkaufen ist völlig legal. Das ist durch zahlreiche höchstrichterliche Urteile belegt. Es gilt der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes. Er besagt, dass der Software-Hersteller keinen direkten Einfluss mehr auf die Besitzverhältnisse einer Lizenz nehmen darf, wenn er sie bereits einmal verkauft hat. Es müssen jedoch ein paar Voraussetzungen erfüllt sein: Die Software muss erstmals im europäischen Wirtschaftsraum legal auf den Markt gebracht worden sein und der Erstkäufer muss ein dauerhaftes Nutzungsrecht erworben haben. Wenn er die Software weiterverkauft, muss er mit einer Vernichtungserklärung bestätigen, dass er etwaige Kopien unbrauchbar gemacht hat. Rechtlich nicht erforderlich ist es dagegen, sämtliche Vorbesitzer einer Lizenz offenzulegen.
Einen guten Händler finden
Um auf der sicheren Seite zu sein und sich selbst Arbeit zu ersparen, sollten Unternehmen und Behörden beim Kauf oder Verkauf von gebrauchten Software Lizenzen immer mit einem erfahrenen, seriösen Händler zusammenarbeiten. Er liefert alle benötigten Dokumente mit und garantiert, dass die Lizenzen, die er verkauft, legal sind. Außerdem bietet er mitunter eine Haftungsfreistellung und eine Vermögensschadenversicherung. Und natürlich unterstützt er im Falle eines Software-Audits seine Kunden beratend.
Wie aber erkennt man einen guten Händler? Es empfiehlt sich z.B. darauf zu achten, auf welchen Marktplätzen ein Anbieter aktiv ist und ob er Kooperationen mit großen Software-Herstellern hat. Beliefert er vorwiegend Unternehmen und Behörden, deutet das auf einen seriösen Geschäftspartner hin. Händler oder Shops, die gebrauchte Lizenzen über eBay anbieten, sind dagegen meist keine gute Wahl für das B2B-Geschäft. Ein guter Gebrauchtsoftware-Händler verfügt über ein hochperformantes Warenwirtschaftssystem und arbeitet eng mit etablierten Wirtschaftsprüfern und Fachanwälten zusammen.
Fazit
Gebrauchte statt neue Softwarelizenzen zu kaufen oder nicht mehr benötigte Software zu verkaufen, ist eine gute Möglichkeit, IT-Budgets zu entlasten. Rechtlich ist der Handel mit Gebrauchtsoftware völlig legal – auch wenn es die Hersteller nicht gerne sehen. Wer mit einem seriösen, erfahrenen Händler zusammenarbeitet, ist auf der sicheren Seite. Es lohnt sich, das Sparpotenzial zu nutzen. Denn die freigesetzten Ressourcen lassen sich gut für wichtige Digitalisierungsprojekte einsetzen, die zum Geschäftserfolg beitragen.
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