Gebrauchtsoftware: Einsparpotenziale und Risiken im Überblick

Professionelle Software ist für moderne Unternehmen unumgänglich. Die Hersteller lassen sich Programmpakete für die Anwendung in Unternehmen jedoch teuer bezahlen. Wer sich neu ausstattet oder bei der Gründung eine digitale Infrastruktur auf die Beine stellt, stößt schnell an die Grenzen seines eigenen Budgets. Der Kauf von Gebrauchtsoftware bietet Einsparmöglichkeiten. Wie viel spart man und welche Risiken geht man ein?

Software, Bild: Pixabay

Wann ist der Kauf von Gebrauchtsoftware legal?

Viele Anwendungen werden heute über virtuelle Lizenzen verkauft. Mit Hilfe des Schlüssels können Käufer sich das Programm über das Internet flexibel auf ihre Endgeräte herunterladen. Der Zugriff auf einen analogen Datenträger erübrigt sich bei dem Verfahren. Gleichzeitig wird die Übertragung der Software auf verschiedene Endgeräte erleichtert. Sie ist von unterschiedlichen Orten aus möglich. Die Übertragung einer einwandfreien Software an einen neuen Nutzer ist heute ein Kinderspiel – jedenfalls rein technisch gesehen. Aber ist ein Verkauf von gebrauchter Software rechtlich erlaubt?

Tatsächlich wurden Verkäufer von gebrauchten Lizenzschlüsseln von Softwareproduzenten regelmäßig mit Klagen überzogen. Im Jahr 2012 landete ein entsprechendes Verfahren jedoch vor dem Europäischen Gerichtshof. Dieser traf ein Grundsatzurteil (3.7.2021, Az C-128/11), das den Verkauf von gebrauchter Software gestattet. Ein rechtssicherer Verkauf ist möglich, falls der Verkäufer Auditsicherheit garantiert und einen legalen Einkauf des Programms nachvollziehbar zusichern kann. Auf das Wort einer unbekannten Privatperson möchte man sich in solchen Angelegenheiten als Unternehmer nicht verlassen. Schließlich wird die gekaufte Software täglich genutzt.

Softwarekauf sicher einkaufen ohne Risiko

Neben Schreibprogrammen und Verwaltungssoftware benötigen Unternehmen die richtige Ausstattung für den digitalen Datenverkehr. Programme wie der Exchange Server 2019 liefern eine professionelle Basis. Auch wenn sie nicht auf dem neuesten Stand von 2023 sind, dürften sie kleinen und mittelständischen Unternehmen genügen. In vielen anderen Bereichen leisten gebrauchte alte Versionen ebenfalls ausreichende Dienste. Bis zu 50 Prozent der Kosten lassen sich über den Gebrauchtkauf einsparen. Neben dem Neukauf und dem Leasing bildet der Gebrauchtkauf damit die kostengünstigste Lösung.

Wie kauft man gebrauchte Software sicher ein? Wer beim Kauf gebrauchter Software kein Risiko eingehen möchte, nutzt einen Lizenztransfer mit einem entsprechenden IT-TÜV. Im Anschluss an das Urteil des Europäischen Gerichtshofes wurde ein Prüfsiegel für den legalen Lizenztransfer eingeführt. Es gibt Unternehmen, die sich auf den An- und Verkauf von Gebrauchtsoftware spezialisiert haben. Über das Prüfsiegel weisen sie nach, dass ihr Verkauf allen Ansprüchen des Gesetzgebers genügt.

Vorteile des Gebrauchtkaufs bei geprüften Anbietern

Der größte Vorteil des Gebrauchtkaufs besteht im großen Sparpotenzial. Gut die Hälfte der Kosten lässt sich sparen. Wer über windige Geschäfte von Privatpersonen Lizenzen ersteigert, geht ein erhebliches Risiko ein. Nicht selten stellt sich im Nachhinein heraus, dass Lizenzschlüssel illegal kopiert und mehrfach verkauft wurden. Das kann zu nachträglichen Sperrungen führen. Beim Kauf über Stellen mit Prüfsiegel für den IT-Lizenztransfer werden Kauf und Verkauf dokumentiert und die Vollständigkeit des Programms überprüft. Der Käufer steht damit auf der sicheren Seite.

Die Verkaufsstellen bieten den Unternehmen zudem noch weitere Vorteile. Sie unterziehen die Anwendung einem Auditverfahren. Dieses garantiert, dass das gebrauchte Programm einwandfrei funktioniert. In der Nutzung ist das Gebraucht-Programm nicht von Neu-Programmen zu unterscheiden. Die Angaben zum Produkt informieren Käufer über Update-Möglichkeiten und über mögliche Downgrades. Dadurch erhalten sie einen Überblick über das praktische Handlungsspektrum. Bei näherer Betrachtung zeigt sich oft, dass die Gebraucht-Programme den Bedarf der Unternehmen vollständig abdecken. Das haben viele Unternehmen verstanden. Sie investieren einen Teil ihres Budgets lieber in Schulungen in der Programmnutzung statt in Neu-Programme.