Wofür wird ERP-Software benötigt?

Das Problem kennen vor allem Manager in Wachstumsunternehmen: Eigentlich sollten sie ihre Ressourcen so einplanen, dass sie die unternehmerischen Ziele möglichst effizient erreichen. Jedoch verlieren sie angesichts der zahlreichen Aufgaben und enger Terminpläne allzu schnell die Übersicht. Sie benötigen also ein sogenanntes ERP-Software-System, um ihre Aufgaben dennoch erfüllen zu können.

ERP – was ist das?

Die Abkürzung ERP steht für den Begriff Enterprise-Resource-Planning. Gemeint ist damit eine rechtzeitige Planung und Steuerung der verschiedensten Ressourcen wie Personal, Material oder sonstige Betriebsmittel. Entsprechende Software-Systeme helfen dabei, den betrieblichen Wertschöpfungsprozess effizienter zu gestalten und zugleich die Abläufe innerhalb des Betriebes zu optimieren. Wo die jeweiligen Schwerpunkte der Software liegen, hängt dabei natürlich auch von der Branche ab, in welcher das Unternehmen tätig ist. So nimmt bei produzierenden Unternehmen etwa die Materialbedarfsplanung einen besonderen Stellenwert ein.

Welche Funktionen bieten ERP-Systeme?

Grundsätzlich sollten in der ERP-Software möglichst sämtliche Geschäftsprozesse dargestellt werden, von der Materialwirtschaft bis hin zum Produktdaten- und dem Dokumentenmanagement. Welche Funktionen im individuellen Fall benötigt werden, ist aber auch von der Größe des Unternehmens abhängig. Beispielsweise können kleine und mittelständische Unternehmen auf Module für das Controlling- und das Rechnungswesen verzichten.

Weil es sich um äußerst umfangreiche Systeme handelt, muss auch die Einführung der Software gut geplant und umgesetzt werden. Dies kann beispielsweise in folgenden zwei Phasen geschehen:

– In der Evaluationsphase geht es zunächst einmal darum, zu ermitteln, welche Anforderungen das Unternehmen an die Software stellt. Weil Marktführer für das jeweilige Unternehmen nicht zwangsläufig die beste Lösung darstellen, gilt es zunächst einmal, den genauen Bedarf zu ermitteln. Hierfür können beispielsweise Referenzprojekte herangezogen werden, deren Geschäftsabläufe gleich oder zumindest ähnlich sind. Unterstützung können sich die Unternehmen in dieser Phase von Unternehmensberatungen holen.

– Die anschließende Einführung der Software erfolgt dann in den meisten Fällen durch externe Dienstleister. Dafür ist es erforderlich, im ersten Schritt die Geschäftsprozesse zu analysieren und gegebenenfalls anzupassen. Abgebildet werden die Geschäftsprozesse in der Software erst wenn alle Geschäftsprozesse samt ihrer internen und externen Schnittstellen analysiert sind. Schließlich werden die Geschäftsprozesse in einer Testphase mehrfach simuliert, bevor die Software auch im Alltag genutzt wird.

Darum sind ERP-Systeme auch für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig

Eduard Stupening, der bei der Meta Group als Senior Director Consulting tätig ist, sagt zum Thema ERP-Software: „Für Firmen zwischen 10 und 500 Mitarbeitern sind IT-Lösungen  für unternehmenskritische Bereiche inzwischen unverzichtbar geworden.“ So müssen sich beispielsweise mittelständische Zulieferer an die Software-Lösungen ihrer Kunden anpassen, wenn sie die geschäftlichen Beziehungen aufrecht erhalten wollen. Betroffen sind dabei vor allem Betriebe aus der Automobilbranche.