So finden Sie die richtige ERP-Software

Die Wahl einer geeigneten ERP-Software ist keine leichte Entscheidung. Mit diesen Tipps finden auch Sie das richtige System.

Eine ERP-Software kann viele Vorteile mit sich bringen und Unternehmen langfristig dabei helfen, einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die ERP-Software auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sind.

Doch was ist eigentlich genau unter einer ERP-Software zu verstehen?

ERP-Software: Eine Definition

„ERP“ ist ein Akronym und bezeichnet das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um eine fundamentale unternehmerische Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen.

Konkret geht es dabei darum, alle geschäftsrelevanten Ressourcen wie

• Betriebsmittel
• Rohstoffe
• Boden
• Personal
• (Arbeits-)Zeit
• Finanzielle Mittel

Im Unternehmen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen.

Dazu bedarf es abhängig vom jeweiligen Unternehmens teils einer Vielzahl komplexer Geschäftsprozesse. Um den Überblick über diese behalten zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf eine ERP-Software.

Vorteile einer ERP-Software

Diese ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Prozesse softwareseitig abzubilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen.

Innerhalb der Software lassen sich diese Prozesse dann

• Steuern
• Verwalten
• Verschlanken
• Optimieren
• Automatisieren

Durch die effizientere Gestaltung bestehender Prozesse mittels ERP-Software ist es Unternehmen möglich, wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingebracht werden.

Auf diese Weise kann Unternehmen durch die langfristige Nutzung einer ERP-Software ein entscheidender Wettbewerbsvorteil entstehen.  Ein ausschlaggebendes Argument für die Anschaffung eines solchen Systems.

Damit sich jedoch das volle Potenzial einer ERP-Software entfalten kann, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein. Um dies zu erreichen, sollten Unternehmen vor und bei der Auswahl einer ERP-Software einige, wichtige Faktoren berücksichtigen.

1. Mitarbeiter miteinbeziehen

Die Mitarbeiter sind diejenigen, die das neue System letztlich im Tagesgeschäft nutzen werden. Entsprechend wichtig ist es, die Belegschaft möglichst früh in das (geplante) Projekt miteinzubeziehen. Nicht nur, damit sie die neue Software nicht ablehnen, sondern auch, weil sie sich der speziellen Anforderungen ihrer jeweiligen Abteilung bewusst sind. Daher sollten Unternehmen bei der Zusammenstellung wichtiger Kriterien an eine neue Software keinesfalls auf den Input der Belegschaft verzichten.

2. Lastenheft erstellen

Das Lastenheft dient im ERP-Projekt als Grundlage für die Auswahl eines geeigneten Systems. Einen entsprechend hohen Stellenwert sollte es daher einnehmen. Unternehmen müssen sich zunächst extensiv mit den konkreten Zielen auseinandersetzen, die sie durch die Einführung einer ERP-Software zu erreichen versuchen. Auch sollten sie sich ihrer konkreten Anforderungen bewusst sein. Letztlich werden alle Anforderungen an eine geeignete Software möglichst detailliert im Lastenheft zusammengefasst, welches auch potenziellen Anbietern dabei hilft, einzuschätzen, ob sie ein geeigneter Partner für das Unternehmen wären.

3. Vergleichswebsites nutzen

Der ERP-Markt ist überaus vielfältig. Vielen Unternehmen fällt es deshalb verständlicherweise überaus schwer, den Überblick zu behalten. Ein wertvolles Hilfsmittel können hier kostenlose Vergleichswebsites wie erp.de darstellen. Sie ermöglichen es Betrieben, zahlreiche Systeme anhand individueller Kriterien zu filtern. Unternehmen erhalten so einen übersichtlichen, ersten Überblick über potenziell geeignete Systeme. Bei der Wahl eines Vergleichstools sollten betriebe jedoch darauf achten, dass es sich um eine anbieterunabhängige Plattform handelt.

4. Zwischenmenschliches berücksichtigen

Zu guter Letzt sollte bei der Wahl einer ERP-Software auch das Zwischenmenschliche nicht gänzlich außer Acht gelassen werden. Bei der Anschaffung einer ERP-Software handelt es sich bestenfalls um eine langfristige Investition in die Zukunft des eigenen Unternehmens. Damit verbunden ist jedoch auch die Wahl eines langfristigen Geschäftspartners, der Betriebe im Fall von Problemen betreut.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen keine finale Entscheidung für ein bestimmtes System treffen, bevor nicht ein persönliches Gespräch zwischen Unternehmen und Anbieter stattgefunden hat. So wird sichergestellt, dass die „Chemie“ zwischen den beiden Parteien stimmt.