Buchhaltungssoftware kommt zum Einsatz, um große Teile der Buchhaltung zu vereinfachen und zu automatisieren. Eine gute Buchhaltungssoftware digitalisiert Ihre Buchhaltung, verhindert, dass Fehler entstehen, verschafft eine schnelle Übersicht über die Bilanzen und unterstützt die Arbeit mit dem Steuerberater. Eine digitale Buchhaltung verhindert Zettelchaos, spart Aktenordner und erzeugt Übersicht über die Geschäftszahlen. Viele Firmen und Selbstständige nutzen bereits eine Buchhaltungssoftware, um die Buchhaltung zu organisieren. Eine Buchhaltungssoftware macht den ganzen Prozess so unkompliziert wie möglich. Sie übernimmt zum Beispiel das Schreiben von Rechnungen, erfasst die Belege, hilft Angebote zu erstellen, erfasst und überprüft Zahlungseingänge. Eine gute Software kann bilanzieren, berechnet die Umsatz- und Vorsteuer. Alle Einnahmen und Ausgaben werden kinderleicht registriert und dokumentiert. Die möglichen Einsparungen überwiegen bei weitem die Kosten einer Buchhaltungssoftware.
Eine moderne Buchhaltungssoftware macht den Taschenrechner überflüssig
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Zusätzliche Funktionen
Je nach Umfang der Software werden zusätzliche Funktionen mit angeboten. So können zum Beispiel Zahlen von einem anderen Programm importiert werden und der gesamte Ablauf, vom Angebotsschreiben, über die Rechnungsstellung, von der Zahlungserinnerung bis zum Ausfüllen der Steuererklärung, kann verknüpft und automatisiert werden.
Welche Aufgaben übernimmt eine Buchhaltungssoftware?
Eine Buchhaltungssoftware vereint viele Abläufe und Prozesse aus dem Alltag der geschäftlichen Buchhaltung. Laien benötigen keine lange Einarbeitung in die Bedienung des Programms und können nach kurzer Zeit die Buchhaltung der Firma machen, ohne den Überblick zu verlieren. Mit der Software werden Rechnungen, Angebote und Mahnungen sehr simpel und mit allen gesetzlichen Pflichtangaben geschrieben. Dabei können natürlich auch Logos und Firmenfarben berücksichtigt und eingebaut werden. Daueraufträge, Rechnungen, Belege und Quittungen werden mit der Buchhaltungssoftware digitalisiert und sicher archiviert. Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit Hilfe der Software zentral erfasst und verwaltet. Auf diesen Daten basierend kann zum Ende des Steuerjahres eine Einnahmen-Ausgaben Rechnung aufgesetzt werden. Selbstverständlich kann eine gute Buchhaltungssoftware die erstellten Bilanzen auch an den Steuerberater und das Finanzamt elektronisch versenden.
Anwendungsbereiche für Buchhaltungssoftware
Nach dem Handelsgesetz sind Kaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet. Auch für Betriebe, deren Gewinn die Summe von 50.000 Euro oder der Umsatz 500.000 Euro jährlich übersteigt gelten besondere Vorschriften. Freiberufler, Gewerbetreibende oder auch digitale Nomaden, die unterhalb diesen Grenzen liegen, können eine vereinfachte Buchführung mittels Einnahmenüberschussrechnung vorlegen. Eine ordentliche Buchführung ist also immer eine Notwendigkeit. Nicht jeder Selbstständige kann es sich leisten, diese Tätigkeit an Fachleute outzusourcen.
Was sind die Vorteile einer Buchhaltungssoftware?
Eine gute Software hilft enorm, die gesamte Buchhaltung routiniert zu erledigen. Insbesondere kleinere Firmen oder Start-Ups, mit einer überschaubaren Menge an Geldein- und Ausgängen, können mit einer Buchhaltungssoftware auf den Steuerberater verzichten. Kleine und mittelständische Unternehmen können die Software nutzen, um Steuererklärung weitestgehend vorzubereiten und dann den Steuerberater den Jahresabschluss machen lassen. Die Basisfunktionen einer üblichen Buchhaltungssoftware beinhalten folgende Features:
- Angebote individuell erstellen
- Rechnungen schreiben
- Mahnungen fristgerecht erstellen
- Auftragsbestätigungen versenden
- Lieferscheine ausdrucken
Normalerweise sorgen interaktive Platzhalter dafür, dass die Auftragsabwicklung mithilfe der Kundendatenbank automatisiert werden kann. Um die Kundendatenbank aktuell zu halten, bieten viele Buchhaltungssoftware spezielle Funktionen wie ein Customer-Relationship-Management, mit dem die wichtigsten Kundendaten gepflegt werden können. Durch ein CRM befinden sich alle Geschäftskontakte zentral an einem Ort und können für das Formatieren von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen Verwendung finden.
Abläufe werden vereinfacht
Lange Ordnerreihen oder hohe Papierbergen sind für moderne Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. In alteingesessenen Betrieben mögen diese Relikte der analogen Buchhaltung zwar noch auftauchen aber in Start-Ups wird mit automatischer Belegerkennung und Rechnungsscannern gearbeitet. Mit der passenden App auf dem Smartphone kann die Rechnung direkt fotografiert, analysiert und der Bilanz hinzugefügt werden. Jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung hat die Möglichkeit, seine Rechnungen und Belege mit dem Smartphone einzuscannen und dem System hinzuzufügen. Viele Apps besitzen eine Texterkennung, womit die Adresse des Rechnungsstellers, Datum , Rechnungsnummer, Bankverbindung und Rechnungsbetrag erkannt und ausgelesen werden kann. Alle Buchungen können entsprechenden Kategorien zugeordnet werden. Typische Kategorien lauten zum Beispiel: Tanken, Spesen, Bürobedarf oder Betriebsmittel. Die Automatisierung befreit die Mitarbeiter von wichtigen aber zeitfressenden Aufgaben. Sie können sich besser auf ihre eigentlichen Tätigkeiten im Unternehmensalltag fokussieren. Auch die monatlichen oder jährlichen Abrechnungen sind nun kein Drama mehr, sondern zum Monatsende bereits erledigt.
Alle Zahlen im Überblick
Firmen mit analoger Buchhaltung laufen Gefahr, ihre Zahlen zu selten zu kontrollieren und beispielsweise nur jedes Quartal oder Halbjahr einer Analyse zu unterwerfen. Kritische Entwicklungen, die das Unternehmen gefährden, können dann vielleicht nicht mehr rechtzeitig erkannt und aufhalten werden. In der digitalen Buchhaltung lässt sich das Problem lösen, indem jeder Entscheider im Unternehmen die wichtigsten Zahlen immer im Blick haben kann.
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