Buchhaltung in der Cloud – Trend der digitalen Speichermedien

Selbstständige haben einige Büroarbeiten zu erledigen. Neben den rechtlichen Aspekten und der eigenen Vermarktung müssen sich die Freiberufler und Gewerbetreibenden auch eigenständig um ihre Buchhaltung kümmern. Während dies früher unweigerlich zu einem aufgestauten Papierstapel führte, reduzieren die modernen Cloud-Lösungen den bürokratischen Aufwand heute erheblich. Sie versprechen ein vereinfachtes Nutzerkonzept und locken mit flexiblen mobilen Anwendungen.

Diese Vorteile bringt eine moderne Buchhaltungssoftware mit

Das A und O für eine geordnete Buchhaltung ist die passende Software. Freiberufler und andere Selbstständige, die sich anstelle der analogen doppelten Buchhaltung für eine zeitgemäße digitale Lösung in der Cloud entscheiden, profitieren von vielen Vorteilen.

• Mit der digitalen Buchhaltung in der Cloud sparen die Anwender wertvolle zeitliche Ressourcen, die sie für andere geschäftliche Dinge aufwenden können.
• Gleichzeitig verkleinern sie den Arbeitsaufwand, da der lästige Papierkram entfällt.
• Fehler und Versäumnisse in der Buchhaltung treten mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware nicht mehr auf.
• Die anfallenden Kosten für den Steuerberater lassen sich mit einer exzellenten digitalen Cloud-Lösung auf ein Minimum reduzieren.

Die Trends in der Buchhaltung: Welche Medien gehen und welche bleiben

Einige (digitale) Lösungen haben auch in der Zukunft noch Bestand. Von anderen Vorgängen aus der Buchhaltung verabschieden sich die Freiberufler und Selbstständigen inzwischen.

Serienbriefe gehören zu den aussterbenden Prozessen in der Buchhaltung

Früher war es Gang und Gebe, Serienbriefe an die Kunden zu verschicken. Oftmals mussten die Anwender immer wiederkehrende gleiche Beträge umständlich per „Copy & Paste“ einfügen. Heute spart ein Unternehmen mit einer onlinebasierten Cloud Lösung und einer „Ein-Klick“-Rechnung erheblich Zeit. Viele Tools markieren die Rechnungen als wiederkehrend, wodurch sie sich abspeichern und binnen Sekunden abändern lassen.

Manuelle Mahnungen werden durch automatisierte Web-Tools ersetzt

Früher ging jeder Mahnung ein individueller Zeitpunkt voraus. Der Freiberufler war darauf angewiesen, seine Zahlungseingänge selbstständig im Blick zu behalten. War ein Honorar überfällig, musste er den Zeitpunkt der Rechnungsstellung überprüfen und die Frist bis zur ersten Mahnung berechnen. Mit den modernen buchhalterischen Lösungen entfällt dieser Rechenaufwand. Einige Anbieter wie beispielsweise Reviso vermerken den Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Sie berechnen auf dieser Basis den Zeitpunkt für die erste Mahnung als auch die unterschiedlichen Mahnstufen. Gleichzeitig erkennen die Tools automatisch, welche Kunden der Forderung nachgekommen sind und welche zum Zeitpunkt der zweiten Mahnung noch immer mit der Zahlung in Verzug stehen.

Belegerfassung erfolgt nicht mehr mit dem Scanner, sondern mit der App

Ein leidiges Thema für alle Selbstständigen ist die Belegerfassung. Früher stand das umständliche Aufbewahren von Quittungen und anderen Belegen für alle Selbstständigen auf der Tagesordnung. Die modernen webbasierten Cloud-Lösungen vereinfachen diesen Prozess, indem sie die Belege an „Ort und Stelle“ digitalisieren. Alle Quittungen zu neuen Arbeitsmaterialien oder anderen geschäftlichen Transaktionen sind mithilfe der modernen Buchhaltungs-Software per App fotografierbar. Das System auf dem Computer erkennt anschließend automatisch, um welche Ausgabe es sich handelt. Die Cloud-Lösungen erfassen nicht nur den genauen Betrag, sie tragen auch den zugrunde liegenden Mehrwertsteuersatz ein. Alle Ein- und Ausgaben lassen sich auf diese Weise in der digitalen Cloud per Drag & Drop oder mittels manuellem Hochladen im System abspeichern.

Schnellere Datenübertragung an das Finanzamt und den Steuerberater

Die Zeiten, in denen die Freiberufler per Brief mit dem Finanzamt kommunizierten, sind beinahe gänzlich vorbei. Dank modernster Software-Lösungen von Debitoor, Freefibu, Coll­mex, Sevdesk oder Sage One erfolgt die jährliche Datenübertragung für die Einkommensteuererklärung über eine digital angebundene Elster-Schnittstelle, welche die persönlichen Daten direkt an die zuständige Finanzbehörde weiterleitet. Das händische Eingeben, das früher erforderlich war, entfällt durch die automatisierten Abläufe. Auch die Umsatzsteuervoranmeldungen lassen sich in den jeweiligen Tools ortsunabhängig vornehmen, wodurch sich der bürokratische Aufwand für Freiberufler erheblich verringert. Das breiteste Spektrum decken die vielseitigen ERP-Systeme ab: Von der Logistik bis zur Warenhaltung oder dem Kundendaten-Management bieten sie insbesondere kleinen Start-ups, die noch im unternehmerischen Wachstum stehen, interessante Perspektiven.

Es bleibt zu erwarten, dass sich die digitalen Prozesse weiter verschlanken. Ihre Anbieter setzen zunehmend auf vereinfachte, allumfassende Prozesse, welche die komplette buchhalterische Arbeit abdecken und übersichtlich erfassen.