Grundsätzlich handelt es sich bei einem Fahrtenbuch um einen Beleg gegenüber öffentlichen Stellen allem voran Behörden wie das Finanzamt und für den Arbeitgeber. Für Unternehmen sind Fahrtenbücher vor allem ein Mittel dafür, um herauszufinden, wie hoch die betriebliche und private Nutzung der LKWs bzw. PKWs aus dem unternehmerischen Fuhrpark ist. Es dokumentiert sämtliche Bewegungen eines Firmenwagens – auch wenn es um private Fahrten geht.
Die klare Trennung des privaten und betrieblichen Einsatzes hat vorrangig steuerliche Konsequenzen. Wird der Firmenwagen für Privatfahrten genutzt, muss diese Nutzung als Arbeitslohn versteuert werden. Fahrten mit betrieblichem Zweck können vom Unternehmen bei der Ermittlung der Steuer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Gesetzliche Anforderungen an die Führung eines klassischen Fahrtenbuchs
Um die Vorteile des Fahrtenbuchs für steuerliche Zwecke nutzen zu wollen, ist mehr erforderlich, als es einfach nur vorzuweisen. Damit die Behörden das Fahrtenbuch anerkennen, müssen mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Benennung des amtlichen Kfz-Kennzeichens des Fahrzeugs
- Zeitnahe und fortlaufende Führung des Fahrtenbuchs ohne Lücken
- Angaben zu Fahrer, Datum, Abfahrts- und Ankunftszeit, Kilometerstand bei Abfahrt und bei Ankunft
- Anlass der Fahrzeugverwendung
- Name des besuchten Kunden oder Partners
- Ausgaben für Treibstoff und die getankte Menge müssen notiert werden
- Treten Umwege auf, müssen diese im Fahrtenbuch erfasst werden
Zum Schutz vor Manipulationen akzeptieren die Behörden keinerlei losen Blätter, zusätzliche Notizen oder Computerausdrucke. Nur in der Form eines Buches werden sie anerkannt. Die Führung eines klassischen Fahrtenbuchs erfordert seitens des Fahrers Selbstdisziplin, da alle Bewegungen des Fahrzeugs minutiös und lückenlos erfasst werden müssen und Organisationsfähigkeit. Das Risiko, dass Unstimmigkeiten auftreten, sind groß und dies führt bei Betriebsprüfungen zu Nachfragen, wenn nicht sogar zu Unstimmigkeiten mit den Steuerbehörden.
Vorteile und Funktionsweise des elektronischen Fahrtenbuchs
Die Behörden erkennen ein Fahrtenbuch, das in elektronischer Form geführt wurde, genauso an wie ein klassisches, manuell geführtes Fahrtenbuch – vorausgesetzt, es erfüllt die Anforderungen. Außerdem gelten für beide Arten die gleichen Voraussetzungen, beide müssen alle notwendigen Informationen für die Behörden beinhalten. Für ein elektronisches Fahrtenbuch bedeutet dies, dass technisch nicht manipulierbar sein darf und dass eine nachträgliche Änderung der Einträge entweder ausgeschlossen oder dokumentiert werden muss.
Der große Vorteil, den ein E-Fahrtenbuch für die Nutzer bringt, liegt an der integrierten Satellitentechnik. Mit ihr können alle relevanten Daten – wie Zeitpunkt, Start- und Zielort, zurückgelegte Strecke – automatisch aufgezeichnet werden. Diese Daten werden nach Beendigung der Fahrt über eine spezielle App auf ein digitales Endgerät, beispielsweise ein Smartphone oder Tablet übertragen und dort gespeichert. Nur der Anlass und der Ansprechpartner müssen noch manuell hinzugefügt werden.
Wird die Steuererklärung erstellt, kann der Fahrtenbericht direkt aus der App ausgelesen und gedruckt werden.
Der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs ist auf Dauer einfacher, spart Zeit und sorgt dafür, dass weniger Fehler gemacht werden. Gleichzeitig können damit viele der klaren Nachteile eines händisch geführten Fahrtenbuchs abgefangen werden – eine fehlende Disziplin bei der Führung des Fahrtenbuchs, Zeitmangel oder eine zu geringe Selbstorganisation.
Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs durch das Finanzamt
Wie bereits erwähnt müssen aus dem elektronischen Fahrtenbuch genau die gleichen Informationen hervorgehen wie aus dem klassischen Fahrtenbuch auch, da diese Kennziffern die Rechtmäßigkeit belegen. Es gibt allerdings die Möglichkeit, innerhalb von sieben Tagen elektronische Ergänzungen oder Änderungen durchzuführen. Allerdings muss dabei genau dokumentiert sein, wer diese Änderungen vorgenommen hat. Nach Ablauf dieser Kulanzfrist dürfen keinerlei Änderungen mehr durchgeführt werden.
Die folgenden praktischen Hinweise sollten beachtet werden:
- Datenzugriff durch das Finanzamt
Bei Betriebsprüfungen muss der Finanzverwaltung das unbeschränkte Recht auf Zugriff auf die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs gewährleistet sein. - Dokumentation von Abweichungen
Grundsätzlich sind GPS-Daten vollkommen ausreichend, um Fahrtstrecken zu ermitteln und zu dokumentieren. Um ganz sicher zu gehen, empfiehlt die Finanzverwaltung einen regelmäßigen Abgleich mit dem tatsächlichen Tachostand des entsprechenden Fahrzeugs. - Überprüfung der Software
Da es bei Softwareprodukten im Zusammenhang mit elektronischen Fahrtenbüchern keinen allgemeingültigen Standard gibt, sollte eine Testphase durchgeführt werden. Nach der einen Monat dauernden Testphase wird das elektronische Fahrtenbuch eingesetzt und später überprüft.
Diese drei zusätzlichen Punkte tragen dazu bei, dass ein elektronisches Fahrtenbuch sein volles Potential entfalten kann und Sicherheit bietet. Wenn diese drei Faktoren in der Gesamtlösung berücksichtigt werden, kann das Unternehmen nur profitieren.
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