Dienstpläne, Urlaubs- und Arbeitszeiten effizient planen und organisieren

Dienstpläne zu erstellen sowie die Arbeits- und Urlaubszeiten zu organisieren ist ein unablässiger Vorgang bei jedem Unternehmen. Je mehr Personal das jeweilige Unternehmen beschäftigt, umso komplizierter wird die Planung und Organisation. Glücklicherweise muss sich jedoch niemand mehr die Mühe machen, Dienstpläne händisch zu erstellen. Heute ist es vergleichsweise einfach, auch komplexe Dienstpläne bei viel Personal effizient zu planen und zu organisieren, indem man sich digitaler Hilfsmittel bedient. Eine recht simple Lösung ist hier das Planen innerhalb von Excel- Tabellen, es gibt aber auch Software, welche wesentlich komfortabler zu bedienen ist und zum Teil über nützliche Zusatzfunktionen verfügen.

Neue Dokumentationspflicht seit Anfang des Jahres

Dienstplanerstellung, Arbeits- und Urlaubszeiterfassung ist für die Buchhaltung jedes Unternehmens unverzichtbar. Eine effiziente Unternehmensführung wäre ohne exakt festgehaltene Zeiten und Pläne nicht möglich. Zudem ist die Arbeitszeiterfassung auch auf rechtlicher, europäischer Ebene geregelt. An diese Regelungen müssen sich alle Arbeitgeber verbindlich halten, wenn sie denn Mitarbeiter in einem EU-Mitgliedsstaat beschäftigen. Am 14. Mai dieses Jahres entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter „umfassend und vollständig“ erfassen müssen. Mit dieser Entscheidung soll sichergestellt werden, dass die täglichen und wöchentlichen maximalen Arbeitszeiten auch tatsächlich eingehalten werden. Während sich die Dokumentationspflicht vor dem Urteil ausschließlich auf Überstunden, Mehrarbeit sowie auf Arbeit an Sonn- und Feiertagen bezog, gilt sie seit Mai für die gesamte Arbeitszeit. Das hat vor allem Auswirkungen auf flexible Arbeitszeitmodelle wie etwa Homeoffice.

Digitale Dienstpläne nicht nur für flexible Arbeitszeitmodelle

Arbeitgeber sind nach dem Urteil verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Zeiterfassung zu nutzen. Dazu konnten bislang neben einer Stechuhr oder ihren digitalen Pendants (bspw. Mit RFID-Chip) auch einfache Excel-Tabellen oder schlicht Stift und Papier genutzt werden. Letztgenannte sind jedoch intransparent und fehleranfällig, sodass sie nun nicht mehr genutzt werden können. Es bietet sich in diesem Fall an, Onlinezeiterfassungssysteme zu nutzen. Diese können von Mitarbeitern auch unkompliziert im Homeoffice nutzen.

Letztlich obliegt die Dokumentationspflicht beim Arbeitnehmer und nicht beim Arbeitgeber. Dieser hat zwar dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungspflicht eingehalten wird, in welcher Weise dies geschehen muss ist bislang jedoch noch nicht rechtlich geregelt worden. Daher sollten Arbeitgeber zumindest stichprobenartig überprüfen, ob Mitarbeiter der Dokumentation ihrer Arbeitszeiten auch tatsächlich nachkommen.

Digitale Dienstpläne vereinfachen die Dokumentation

Nicht nur die Arbeitszeiterfassung kann digital erfolgen, auch Dienstpläne lassen sich mit der entsprechenden Software effizient Planen und Erstellen. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationsprogrammen, lassen sich Dienstpläne mit speziellen Cloud-Lösungen die über einen großen Funktionsumfang und eine intuitive Programmoberfläche verfügen, wesentlich effizienter planen. Solche Cloud-Lösungen sind von überall jederzeit verfügbar, benötigen keine Installation und können ohne Schulungen genutzt werden. Freeware-Programme setzen nicht einmal Investitionskosten voraus. Quelle: https://www.sieda.com/lexikon/dienstplan.php

Unternehmen welche sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, um digitale Dienstpläne zu erstellen oder Arbeits- und Urlaubszeiten zu erfassen, können von zahlreichen Vorteilen profitieren. Je nach

Funktionsumfang der jeweiligen Lösung können die Planungsregeln dabei automatisch überwacht werden, etwaige Überscheidungen von Urlauben werden vom System erkannt und Über- oder Unterstunden von Mitarbeitern können einfach per Knopfdruck angezeigt werden lassen. Durch verschiedene Farben für unterschiedliche Dienste oder Mitarbeiter ist zudem eine bessere Orientierung möglich. Insbesondere bei großen unternehmen ist dies ein entscheidender Vorteil. Die Arbeitszeit von Mitarbeitern wird dabei automatisch berechnet und kann mit der tatsächlich geleisteten Zeit abgeglichen werden. Die meisten dieser Systeme erlauben zudem eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung sowie einen Anwesenheits- und Urlaubsplaner.

Mehr Stabilität im Dienstplan

Je nach Branche und Unternehmensausrichtung kann es durchaus sein, dass der Dienstplan am Ende des Monats anders aussieht als anfänglich geplant. Spontane Urlaubswünsche, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Gründe können einen Dienstplan schon einmal ordentlich durcheinander bringen. Solche Ereignisse lassen sich selbstverständlich auch mit einem digitalen Dienstplan kaum vermeiden. Folgende Tipps können aber helfen, einen möglichst stabilen Dienstplan zu erstellen:

• Urlaubsspitzen reduzieren
  Es empfiehlt sich die Urlaubsplanung direkt zu Beginn des neuen Jahres durchzuführen. Hierbei kann festgelegt werden, wie viele Urlaubstage pro Monat maximal und minimal zur Verfügung stehen sollen. So können die Urlaubswünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden, gleichzeitig ist aber sichergestellt, dass es nicht zu Personalengpässen kommen kann. Wichtig ist es hierbei auch Feiertage mitzuberücksichtigen.
•  Ausfallmanagement verfolgen
  Vor eine besondere Zerreißprobe wird ein Dienstplan immer dann gestellt, wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen. Für so einen Fall sollte man jederzeit mit einem Ausfallmanagement gerüstet sein. Dabei sollte nicht zwangsläufig jeder Ausfall ersetzt werden, im Zweifel müssen andere Mitarbeiter ohne den Ausfall zurechtkommen. Zudem ist es hilfreich, im Voraus zu bestimmen, welcher Mitarbeiter im Notfall einspringt. Hierbei ist es sinnvoll, sich nach der Überstundensituation der einzelnen Mitarbeiter zu richten.