So gestalten Sie Ihre unternehmerischen Aufgaben effizienter

Schneller, besser, weiter: Was ursprünglich der Antrieb für Sportveranstaltungen war, gilt nun als Mantra in Unternehmen. Besser sein als die Konkurrenz, schneller auf Veränderungen reagieren und selbstverständlich auch effizienter arbeiten als alle anderen. Denn nur so ist es möglich, langfristig auf dem Markt bestehen zu bleiben. Es ist nicht immer einfach, gerade zu hoch gesteckte Ziele zu erreichen. Doch mit diesen Tipps schaffen Sie es, sowohl Ihre Abläufe als auch Strukturen und Prozesse zu optimieren.

Nutzen Sie die Digitalisierung

Obwohl es sich bei weitem um kein Hexenwerk handelt, tun sich gerade deutsche Unternehmen sehr schwer, sich die Vorteile der Digitalisierung zunutze zu machen. Dabei würde es so viele unternehmerische Aufgaben deutlich vereinfachen. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Softwareprogrammen, mit denen Firmen beinahe jeden internen Bereich ausstatten könnten. Zu den beliebtesten Produkten zählen beispielsweise:

• CRM
• Buchhaltung
• Office
• CAD-Schnittstellen

Wer sich nicht mit zu vielen Insellösungen belasten möchte, kann sich auch für eine All-in-One-Software entscheiden. Ein gutes Beispiel dafür wären ERP-Systeme. Mit diesen können Sie Strukturen und Prozesse zentral in Echtzeit steuern und haben somit stets den Überblick über alle Aufgaben. Mehr Informationen dazu gibt es hier.

Cloudbasierte Programme bieten zudem den Vorteil, dass sie günstig in der Anschaffung sind und gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität gewähren. Ihre Mitarbeiter werden sich sicherlich auch darüber freuen, denn Clouds unterstützen beispielsweise Arbeitsmodelle wie Home Office. Der Zugriff ist von überall möglich, sofern eine stabile Internetverbindung besteht.

Finden Sie neue Organisationsansätze

Manche Unternehmungen sind von vornherein zum Scheitern verurteilt. Oftmals liegt das an der Art und Weise des Projektmanagements. Das muss aber nicht sein, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten für die Organisation finden. Wichtig ist, dass Sie sich Feedback von Ihren Angestellten holen. Denn diese meist am besten, an welchen Ecken und Enden es hapert. Lassen Sie sich Input geben, worauf Sie bei Ihrer zukünftigen Planung mehr achten müssen.

Manchmal kann ein neues Management-System die richtige Lösung sein. Laufen bei Ihnen im Unternehmen viele Projekte gleichzeitig? Haben Sie Mitarbeiter, die mehreren Units angehören? Dann könnte Ihnen unter anderem Trello helfen. Hierbei handelt es sich um eine äußerst beliebte Plattform, auf der Sie für jede Aufgabe ein entsprechendes Board anlegen können – und zusätzliche Tabs wie To do, Doing oder Done. Dadurch können Sie nicht nur den Überblick über alle Projekte behalten, sondern sich ebenfalls deutlich schneller und leichter mit Ihren Mitarbeitern koordinieren.

Sie müssen nicht alles alleine machen

Gerade in höheren Positionen gibt es oft ein Problem: Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder auch Projektmanager denken immer, dass sie alle Aufgaben selbst erledigen müssen. Es fällt ihnen schwer, Verantwortung und somit auch Tätigkeiten abzugeben. Sonderlich effizient ist dieses Verhalten jedoch nicht. Stattdessen fördert es langfristig Stress, Depressionen oder Burn-out. Dabei könnten Sie das so leicht verhindern, indem Sie vertrauen zu Ihren Kollegen oder Mitarbeitern haben.

Es heißt natürlich nicht, dass Sie jetzt auf Zwang alle Ihre Projekte auf die anderen aufteilen müssen. Sie können dieses Vorhaben auch Stück für Stück angehen.

1. Erstellen Sie eine Aufgabenanalyse und listen Sie anschließend die Fähigkeiten Ihres Teams auf. Dadurch haben Sie visualisiert, was jede Person am besten kann und wer das Potenzial für bestimmte Aufgaben hat.
2. Sprechen Sie mit Ihrer Abteilung und finden Sie heraus, wer bereit ist, Teil eines Projektes zu werden. Oftmals ist nämlich nicht die fachliche Eignung ausschlaggebend, sondern die Tatsache, ob jemand u.a. mit Stress und mit erhöhter Verantwortung umgehen kann. Schließlich müssen Sie sich auf Ihre Leute verlassen können.
3. Führen Sie Ihre Angestellten langsam an die neuen Tätigkeitsfelder heran. Dadurch stellen Sie auch schnell fest, ob das Projekt wirklich zu der betreffenden Person passt.

Sie werden sehen, sobald Ihre Mitarbeiter sich richtig eingearbeitet haben, werden Sie deutlich entlastet. Irgendwann wird alles reibungslos funktionieren und jeder Handgriff sitzt.