Verträge und Dokumente müssen in der Regel persönlich unterschrieben werden. Bislang machen es die meisten Menschen mit Stift und Hand, was jedoch teilweise ineffizient und unsicher ist. Im Prinzip kann nämlich jeder einen Stift nehmen und das Dokument unterzeichnen. Natürlich ist die Ausführung nicht identisch, prüfen tun das aber nur wenige. Anders sieht es bei der elektronischen Signatur aus, die man auch als digitale Unterschrift bezeichnet. Bei dieser Methode steht Sicherheit an erster Stelle und man muss sich bei jeder Signatur eindeutig identifizieren. Zum Beispiel erhält man im Zuge der Authentifizierung einen Code auf sein Smartphone, welcher für Dritte nicht zugänglich ist. Schon gar nicht, wenn das Handy mit einem PIN oder einem Fingerabdruck versehen ist. Unternehmen für digitale Signaturen gibt es genügend, Yousign.com ist beispielsweise ein europäischer Konzern, der sich darauf spezialisiert hat.
Zeit und Sicherheit werden gewonnen
In den meisten Fällen sind es PDF-Dateien, die unterschrieben werden müssen. Normalerweise würde man das Dokument ausdrucken und mit einem Stift unterzeichnen. Dieser Vorgang nimmt aber nicht nur Zeit in Anspruch, sondern man muss erst einmal einen Drucker haben. Die digitale Unterschrift ist im Vergleich dazu schneller, effizienter und sicherer. Es muss nichts ausgedruckt werden, die Umwelt wird geschont und man kann alles direkt am PC erledigen. Ein PDF signieren ist auch gar nicht schwer, man muss es lediglich einmal probieren. Und spätestens ab diesen Zeitpunkt möchte man nicht mehr darauf verzichten.
Wie arbeiten elektronische Signaturen?
Um ein Dokument mit einer digitalen Unterschrift zu unterzeichnen, ist zunächst die Auswahl eines Anbieters notwendig. Gearbeitet wird mit einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel, die notwendigen Zahlenketten entstehen wiederum durch ein Protokoll (PKI – Public Key Infrastructure). Dieses wendet einen mathematischen Algorithmus an, um stets einzigartige Ergebnisse zu erzeugen.
Wurde ein Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen, dann wird dem Empfänger nicht nur die Datei, sondern auch eine Kopie vom öffentlichen Schlüssel übermittelt. Kann dieser das Dokument nicht entschlüsseln, so wird diese als ungültig eingestuft. Zum Beispiel, weil es eine falsche Signatur ist oder die Datei nach der Unterschrift verändert wurde.
Tipp: Signaturen können jederzeit auf ihre Echtheit überprüft werden. Einfach im Internet nach einem entsprechenden Tool suchen und das Dokument hochladen.
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