Ressourcen sparen und Kompetenzen bündeln: IT-Outsourcing

Im ersten Moment weckt der Begriff „Outsourcing“ bei vielen Arbeitnehmern und Unternehmern negative Assoziationen. Es wird häufig damit verbunden, dass Großunternehmen Arbeitsplätze ins billige Ausland verlagern.

Oft wird dabei allerdings außer Acht gelassen, dass das Outsourcing auch eine andere Seite hat. Für viele kleine und mittlere Unternehmen bietet die Auslagerung der IT nämlich wichtige Perspektiven für ihr Wachstum. Sie können ihr Unternehmen durch die Dienstleistungen eines IT Service in vielen Bereichen effizienter gestalten.

IT-Outsourcing – Das wird darunter verstanden

Der Begriff des IT-Outsourcing beschreibt generell, dass der IT-Bereich außerhalb des eigenen Unternehmens bearbeitet wird. Die Bandbreite, wie sich dies im Detail gestalten kann, ist sehr groß. In vielen Unternehmen gehört es heutzutage beispielsweise nahezu zum Standard, dass der E-Mail-Server durch einen externen IT-Anbieter betreut wird.

Allerdings kann durch das Outsourcen der IT weit mehr erreicht werden, als eine bloße externe Verwaltung der Daten. Beispielsweise entsteht für größere Firmen ein immenser Vorteil, wenn diese ihre Rechenzentren von einem externen Dienstleister betreuen lassen. Doch auch die Auslagerung weiterer Bereiche bringt viele Vorteile mit sich.

Die Vorteile der IT-Auslagerung

Diese Vorteile bestehen zum Beispiel darin, dass kritische Infrastrukturen durch einen kompetenten und seriösen Partner überwacht und verwaltet werden. Außerdem müssen, außer die Kosten, die für die Arbeit des externen Dienstleisters vereinbart wurden, keine finanziellen Ressourcen in Fachpersonal, Energie oder Raummiete investiert werden.

Das Outsourcing der IT bedeutet nicht, dass die Kontrolle vollständig abgegeben wird. Die Zugriffe und Daten stehen dem Unternehmen selbst trotzdem zu jeder Zeit zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht die Auslagerung, dass die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien oder wichtige Prozesse innerhalb der Lizenz- und Softwareverwaltung automatisiert ausgeführt werden.

Die Verwaltung kann insgesamt schlanker gestaltet werden und für spezielle IT-Themen muss kein internes Fachpersonal eingestellt oder geschult werden. So wird es möglich, dass die knappen zeitlichen Ressourcen für die jeweiligen Kernkompetenzen aufgewendet werden können.

Darauf kommt es bei einer Auslagerung der IT an

Zwar klingt das Konzept des Outsourcings in der Theorie sehr simpel, die Praxis kann sich aber durchaus schwieriger gestalten. Dennoch bietet ein kompetenter Dienstleister in der Regel in allen technischen und rechtlichen Bereichen effiziente Lösungen an.

In der Vergangenheit konnten beispielsweise häufig Probleme festgestellt werden, wenn es um die Haltung der Daten hinsichtlich des Bundesdatenschutzgesetzes ging. Es müssen nämlich strenge Regeln eingehalten werden, wenn deutsche Unternehmen persönliche Kunden- oder Interessentendaten erheben.

Bezüglich des Outsourcings der IT hat dies zur Folge, dass dieses nur rechtlich korrekt ablaufen kann, wenn die Speichermedien und Rechenzentren in der Bundesrepublik betrieben werden. Unumgänglich ist darüber hinaus die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, der sowohl extern als auch intern bei Fragen zum Datenschutz bereitsteht.

Es müssen also von einem professionellen IT-Dienstleister nicht nur deutsche Rechenzentren betrieben werden, sondern, falls gewünscht, auch ein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung gestellt werden. Natürlich sollte der Anbieter immer auch über die nötige Expertise in dem jeweiligen Bereich verfügen und die geltenden Gesetzte stets einhalten. Ein solcher stellt durch bestimmte Maßnahmen zum Beispiel sicher, dass die Leistungen, die in seiner vereinbarten Dienstleistung enthalten sind, zu jeder Zeit abrufbar und verfügbar sind. Dazu kann beispielsweise die Bereitstellung von Software, die Ausführung von Software-Updates und die Überwachung der Rechenzentren gehören.