Büro 2.0: Mit und ohne Papier – wie der Computer hilft und warum der Drucker noch nicht überflüssig ist

Vom papierlosen Büro – quasi dem Büro 2.0 – schwärmt man, seitdem Computer in selbigen Einzug hielten. Und obwohl de Technik immer weiter vorangeschritten ist, die Vorteile der digitalen Datenverarbeitung nicht mehr wegzudiskutieren sind, sind Drucker und Papier nach wie vor nicht aus den Büros wegzudenken.

So kann das papierlose Büro funktionieren

Cloud, E-Mail, Messenger, Internet – was auch immer benötigt wird, ist erlaubt. Alles ist vorhanden und soweit entwickelt, dass man damit arbeiten könnte. Theoretisch jedenfalls: Gerade wer in der IT arbeitet, weiß, dass man schon heute weitestgehend ohne Papier auskommen kann. Woanders sieht das noch nicht so aus: Gerade Berufsgruppen, bei denen ein Computer nicht das primäre Arbeitsgerät, sondern ein Hilfsmittel ist, kleben nach wie vor an Ausdrucken und Briefen. Zwar sind wir (hoffentlich) schon über die Zeiten hinaus, in denen selbst E-Mails vor dem Lesen ausgedruckt werden, aber was eine Cloud ist und wofür sie gut ist, wissen dennoch die wenigsten.

Dabei könnte es so einfach sein: Schriftlicher Verkehr findet via E-Mail statt, Datenaustausch mit der Cloud. Dienste wie Dropbox oder OneDrive sind längst etabliert und prima dafür geeignet, in einer Gruppe zu arbeiten. In kleinen Netzwerken einer Firma kann man sogar das Internet umgehen, indem einfach alle Daten auf einem NAS gelagert werden.

…aber das tut es nicht

Ganz dort angekommen sind wir aber noch nicht. Selbst bei IT-Fachleuten, die es besser wissen, ist der Drucker noch lange nicht arbeitslos geworden. Stattdessen müssen weiterhin Briefe gedruckt werden, weil es so verlangt wird. Beliebte Empfänger sind Versicherungen und Ämter, die gerne auch im Jahr 2017 noch alles schriftlich und zwar auf Papier benötigen. Insofern ist der „klassische“ Bürobedarf nach wie vor von Bedeutung.

Zugegebenermaßen gibt es den einen oder anderen Fall, in dem Papier noch immer der digitalen Speicherung überlegen ist: Bei Todo-Listen etwa. Hier kann ein Stück Papier für strukturiertes Arbeiten sorgen. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie durchgestrichen werden. Psychologisch ist das für viele eine gute Motivation – immerhin kann man symbolisch eine Aufgabe streichen, anstatt in einer App nur einen Knopf zu drücken.